SITE

Beleidsplan en begroting

Beleidsplan 2019

1. Over Juconi

Geschiedenis
Juconi Nederland is in 1995 opgericht na een verzoek van een toenmalig medewerker van Novib. De activiteiten van Juconi pasten niet in de werkwijze van Novib, waardoor bij een groep geïnteresseerden het idee is ontstaan om structureel hulp te organiseren voor de straat en-zwerfkinderen in Latijns-Amerika.

Juconi staat voor ‘Junto con los niños’ wat ‘samen met de kinderen’ betekent. Wij zetten ons in voor kinderen die op straat leven in Latijns-Amerika. Juconi Nederland richt zich met name op de regio Palmira Valle in Colombia, maar ondersteunt ook projecten in Ecuador en Mexico.

De Juconi aanpak
Juconi draagt zorg voor de exploitatie van een tehuis in Colombia (het Corjuconi-tehuis) en ondersteunt andere tehuizen en instellingen ook op projectbasis. Door opvang (onderdak, verzorging, scholing en medische zorg) willen wij straat- en zwerfkinderen van het hopeloze leven op straat bevrijden. De "Juconi-aanpak” is een volledig programma waarbij lokale medewerkers de kinderen begeleiden om voor zich zelf te leren zorgen, zodat zij niet meer op straat hoeven te zwerven of te leven. Juconi wil de kinderen aantonen dat het leven meer kan inhouden en ze vervolgens op weg helpen om in de wereld een normaal bestaan te leiden.

Verder wil Juconi de Nederlandse bevolking bewustmaken van de problematiek van de straatkinderen en geven wij informatie over het werk van de stichting in het algemeen en het werk in Colombia in het bijzonder.

2. Doelstelling en visie

De visie van Juconi is dat er geen straat- en zwerfkinderen meer zijn in Latijns-Amerika. De missie is om Latijns-Amerikaanse straat- en zwerfkinderen en hun familie een betere toekomst te bieden door middel van opvang, opvoeding en opleiding. De primaire focus van de stichting is het Corjuconi huis in Palmira Valle, Colombia. De stichting wil het huidige niveau van hulp handhaven en indien mogelijk uitbreiden in de vorm van het openen van een tweede huis. De secundaire focus van de organisatie is het op aanvraag ondersteunen van projecten in Latijns-Amerika welke gericht zijn op het verbeteren van de zelfredzaamheid en toekomstperspectief van kansarme kinderen. Deze projecten dienen te passen binnen de Juconi-ideologie.

3. Organisatiestructuur en werkzaamheden

De organisatie bestaat uit het bureau en het bestuur.

Het bureau
De inzet van het bureau richt zich onder andere op activiteiten zoals contact en afstemming met gesubsidieerde partijen overzee, communicatie en voorlichting aan donateurs, padrino’s en andere belanghebbenden. Uiteraard wordt ook inzet geleverd om nieuwe groepen mensen te interesseren om de hulpverlening overzee in de toekomst mogelijk te maken en wordt er hard gewerkt aan de bewustwording van de Nederlandse bevolking.

- Projectmanager/Coördinator: Mevr. A. (Annik) Wierenga
- Administratief medewerker: Mevr. M. (Mileydis) Welvaart

 Verantwoordelijkheden en taken van het bureau

  1. 1.            Leiding geven aan de dagelijkse gang van zaken
  2. 2.            Onderhouden van contact met Corjuconihuis
  3. 3.            Verzorgen van betalingen
  4. 4.            Inkoop kantoorartikelen
  5. 5.            Werven donateurs
  6. 6.            Werven andere gelden
  7. 7.            Communicatie externe en interne stakeholders
  8. 8.            Aansturen van externen (waaronder marketingbureau en administratiekantoor)

Het bestuur
Het bestuur telt vijf leden en bestaat uit een voorzitter, penningmeester, secretaris en 2 algemene leden.

Alle niet-reguliere aanvragen voor projecten worden aan het gehele bestuur voorgelegd ter fiattering. Daarnaast worden bedragen welke buiten het vastgestelde budget vallen ook aan het bestuur voorgelegd. Het bestuur is betrokken bij fondsenactiviteiten en helpt, waar mogelijk, mee met het inzamelen van fondsen. Voor het beheer van de fondsen zijn de voorzitter en penningmeester verantwoordelijk in samenwerking met de projectmanager.

Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is, maar minimaal 4 keer per jaar. Naast het regulier overleg is het bestuur altijd bereikbaar voor vragen en advies vanuit Juconi. Het betreft een onbezoldigde functie welke de bestuursleden naast hun reguliere arbeidswerkzaamheden vervullen.

Voorzitter: Dhr. P.W.M. (Thijs) Buddingh'
Penningmeester: Dhr. M.J.W.M. (Michel) Hermans
Secretaris: Dhr. S.P. (Steffen) Fokkema
Bestuurslid: Mevr. E. (Esther) Kok
Bestuurslid: Mevr. W.F.C. (Moenty) Ingwersen

Verantwoordelijkheden en taken bestuur

  1. 1.            Opstellen algemeen jaarverslag binnen 6 maanden na einde boekjaar (taak Secretaris)
  2. 2.            Opstellen financieel jaarverslag binnen 6 maanden na einde boekjaar (taak Penningmeester)
  3. 3.            Opstellen/bewaken begroting en budget
  4. 4.            Accorderen facturen
  5. 5.            Accorderen projectaanvragen
  6. 6.            Accorderen bijzondere uitgaven Corjuconihuis
  7. 7.            Opstellen en bijstellen beleid/visie/missie/strategie

4. Fondsenwerving en voorlichting

Om de inkomsten uit donateursgiften op peil te houden c.q. te doen groeien, tracht Juconi continu potentieel belangstellenden te interesseren voor het lot van de straat- en  zwerfkinderen. Dit geschiedt hoofdzakelijk door middel van het verstrekken van informatie en het bieden van mogelijkheden tot doneren. In 2019 zal hierbij nog meer de focus worden gelegd op het doneren voor specifieke projecten of aanvragen, ook via de website.

De kern van de activiteiten zal ook in 2019 bestaan uit het mobiliseren en informeren van bestaande donateurs via reguliere brievenbuspost (direct mail). Bij deze activiteiten zal Juconi in 2019 extra aandacht besteden aan de doelmatigheid van deze acties. Bovendien kunnen mogelijk zeer betrokken donateurs bewogen worden tot een intensivering van hun hulpverlening. Onverminderde aandacht zal uit blijven gaan naar het omzetten van steun via acceptgiro naar steun via andere wijzen zoals een machtiging of online.

Juconi zal in 2019, in samenwerking met marketingbureau Lead Today, verder gaan met het opbouwen van een (digitaal) bereik onder geïnteresseerde Nederlanders en hierbij de focus leggen op het aanleggen en onderhouden van een bescheiden contactdatabase. Juconi zal deze groep geïnteresseerde personen periodiek informeren en op subtiele wijze trachten te bewegen tot actiematige ondersteuning van de stichting.

Ook in 2019 zal Juconi trachten, waar mogelijk en zinvol, de communicatie met donateurs en geïnteresseerden via digitale wijze tot stand te brengen. Voorbereidingen hiertoe zijn in 2017 getroffen en de hulpmiddelen hiertoe zijn voor een belangrijk deel geïmplementeerd. Belangrijkste overwegingen hierbij zijn het bereik, de efficiëntie en de lagere kosten per contactmoment. Onder deze activiteit wordt onder andere verstaan de website, social media en het versturen van digitale nieuwsbrieven.

Het werven van een substantieel aantal nieuwe Padrino’s is net als in 2018 één van de kernpunten van 2019. Dit zal worden uitgevoerd door middel van online advertenties via Google, campagnes via Facebook, CTA’s op de website en het benaderen van bestaande donateurs. Binnen het financiële adoptieplan “Plan Padrino” blijft het voor donateurs mogelijk om één kind in het bijzonder te helpen. Door financieel garant te staan voor uitgaven voor zijn of haar levensonderhoud (medische kosten, kleding, scholing etc.) kan een 1-op-1 relatie gecreëerd worden waarbij de mogelijkheid tot correspondentievoering aanwezig is.

Voor deze activiteiten dient de huidige website te worden aangepast; enerzijds voor een adequate informatievoorziening en geautomatiseerd aanmeld- en donatieproces, anderzijds noopt de modernisering van de huisstijl tot een aanpassing van de website.

Tot slot zal Juconi in 2019 proberen contact te leggen met donateurs die geruime tijd geen steun meer hebben gegeven, net als in 2017 en 2018 is gedaan. Het medium hiervoor staat nog niet vast, maar het ligt voor de hand dat hier een campagne middels telemarketing voor wordt ingezet. In voorgaande jaren is reeds gebleken dat met een telefoongesprek lering kan worden getrokken uit het hoe en waarom van het achterliggende besluit om op te zeggen. Hieruit komt een mooie dialoog voort. Uiteraard zal er ingezet worden op het wederom enthousiasmeren van deze groep mensen voor het geven van een structurele dan wel eenmalige gift.

In 2019 zullen ook diverse projecten aangeboden worden bij particuliere fondsen en andere stichtingen. In de regel gaat dit om grotere projecten, zoals een verbouwing of studiefonds waarvoor minimaal €2000,- is benodigd. In het verleden hebben zulke campagnes goede resultaten opgeleverd.

De afgelopen jaren hebben diverse particulieren of organisaties inzamelingen, sponsoracties of andere activiteiten ten bate van Juconi ontplooid. Juconi zal dergelijke activiteiten blijven aanmoedigen en faciliteren.

Al vele jaren attendeert Juconi in haar communicatie betrokkenen op de mogelijkheid tot het steunen van Juconi via een testament of nalatenschap. Het bestuur streeft naar een uiterst subtiele doch heldere informatieverstrekking op dit gebied. De inkomsten die voortvloeien uit erfenissen en nalatenschappen zijn doorgaans moeilijk te voorspellen voor een kleine organisatie als Juconi. Niet alleen wijzigen de ontvangsten per jaar in aantal, minstens zo vaak verschilt de hoogte van de ontvangen bedragen.

De activiteiten van Juconi worden door betrokken bestuursleden aangestuurd, daarbij ondersteund door één fulltime medewerkster op kantoor. In 2018 zal er tijdelijke administratieve ondersteuning komen. De beperkte omvang en mogelijkheden van Juconi nopen tot het vinden van creatieve oplossingen. Veel extra aandacht gaat uit naar voorlichting- en bestedingstaken. De werkdruk voortvloeiende uit de coördinatie van het Plan Padrino zal mogelijk toenemen gezien de beoogde groei van het aantal deelnemers.

Ook geldt dat ondersteuning mogelijk nodig is bij het ontplooien van de voor Juconi nieuwe activiteiten. Deze ondersteuning kan extern betrokken worden mits deze binnen het begrotingskader van deze activiteiten past.

Het bestuur en bureau blijven immer uiterst kostenbewust bij het plannen en uitvoeren van de activiteiten.

Begroting


5. Begroting 2019 en besteding van de fondsen

Hierboven treft u de begroting voor 2019. Deze begroting is gebaseerd op de doelen die Juconi voor 2019 heeft gesteld:

-  Marketingactiviteiten in samenwerking met Lead Today
- Overige fondsenwervingsactiviteiten
-  Onderhouden van het Corjuconihuis: Het budget voor 2019 is berekend op basis van de ontvangen giften van 2017 en 2018.
- Het ondersteunen van overige projecten in Latijns-Amerika, gericht op kansarme jongeren.

In december 2019 worden budgetten opgesteld voor het jaar 2020. Deze budgetten bieden een kader voor het behalen van de gestelde doelen voor 2020.

6. Vermogensbeheer

Juconi houdt vier betaalbankrekeningen en twee spaarrekeningen aan bij de ING, waarvan één vermogensspaarrekening en één zakelijke spaarrekening. 

7.  Administratieve organisatie
 

Inkomsten
De inkomsten van Juconi komen vanuit de onderstaande bronnen.

  1. 1.       Donateurs:
  2. a.       Machtiging: donateurs machtigen JUCONI om een bepaald bedrag van hun rekening af te schrijven. Dit kan per maand, per kwartaal, per half jaar of per jaar.
    b.       Eenmalig: Donateurs kunnen zelf geld over maken naar de rekening van Juconi. Dit kan via overschrijving, internetbankieren of via de payment provider Mollie (via de website).
  3. 2.       Onbekenden: Sommige giften zijn eenmalig en van niet-donateurs. Deze worden op eigen initiatief op de rekening gestort.
  4. 3.       Mailing: Naar aanleiding van een mailing (een brief met giftvraag) komen eenmalige giften binnen, dit kan via een acceptgiro of door zelf geld over te maken.
  5. 4.       Loterijen: Goede doelen loterijen maken geld over. De Vriendenloterij heeft enkele jaren geleden in opdracht van Juconi zo’n 500 loten telefonisch verkocht. Ieder kwartaal draagt de Vriendenloterij 50% van de opbrengst van de verkochte loten af aan Juconi. Dit maken zij altijd automatisch over, zo’n 2 maanden na afloop van het kwartaal. We krijgen een afdracht specificatie per post en per e-mail.
  6. 5.       Nalatenschappen: In acte van overlijden wordt Juconi genoemd waarna het geld wordt overgemaakt door de notaris.
  7. Alle giften komen binnen op 4 rekeningen, allen op naam van Juconi. Alle afschriften gaan naar het administratiekantoor. Er is een koppeling tussen de bank en het administratiekantoor. De accountant krijgt inzage in de (digitale) afschriften bij de (interim)controle.
     

Betalingen
De grootste kostenpost is het Corjuconihuis. Zij vragen met enige regelmaat financiën om hun kosten te dekken. Het gaat dan om de volgende kosten:

  1. 1.       Salarissen van het personeel: Deze liggen vast en worden per kwartaal aangevraagd in Euro’s.
  2. 2.       Exploitatiekosten: Deze worden per kwartaal, vooraf, aangevraagd in Colombiaanse Peso’s. Aan het einde van het jaar wordt de balans opgemaakt en bekeken wat de daadwerkelijk exploitatiekosten zijn geweest. Het verschil wordt dan overgemaakt.
  3. 3.       Studiekosten: Deze worden op basis van een studentenlijst op naam, per kwartaal, vooraf aangevraagd in Colombiaanse Peso’s.
  4. 4.       Plan Padrino: Dit is gebaseerd op een lijst van kinderen. Elk kind krijgt een vast bedrag per maand. Dit wordt elke 2 maanden, vooraf, aangevraagd in Colombiaanse Peso’s.

De projectmanager maakt de gelden periodiek over naar de rekening van Corjuconi onder de 4 verschillende benamingen. Zo komen deze uitgaven ook in de boekhouding terecht en vallen daarmee onder de controle van de accountant.

De projectmanager en de penningmeester zijn in het bezit van een pinpas. De projectmanager kan daar kantoorspullen mee aanschaffen. De penningmeester betaalt er onkosten van het bestuur van. Elke pintransactie komt ter controle langs het administratiekantoor en moet verantwoord worden in de boekhouding.

Alle inkomende facturen worden ingescand en door het administratiekantoor ingeboekt. De accountant controleert het geheel achteraf.

Mocht er een overboeking zonder factuur plaatsvinden, dan krijgt de projectmanager een melding van het administratiekantoor. Iedere betaling/overmaking dient verantwoord te worden met facturen of bonnen. Bij gebrek aan factuur of bon dient de betaling schriftelijk verantwoord te worden. Niet verantwoorde betalingen worden niet geaccepteerd door de accountant.

Het bestuur controleert alle uitgaven doordat zij de facturen accorderen. Het betalingsproces gaat als volgt: de projectmanager zet de betalingen klaar en het geld kan pas worden overgemaakt zodra het bestuur de betaling accordeert.

  1. 1.       De projectmanager scant de factuur in en zet betalingen klaar in de digitale bankomgeving.
  2. 2.       Het bestuur accordeert regelmatig (tweewekelijks) de betaling.
  3. 3.       Na accordering wordt de factuur betaald.
     

Proces projectaanvragen
Het proces van projectaanvragen verloopt zoals hieronder beschreven.

  1. 1.       Schriftelijke aanvraag wordt bij de projectmanager van Juconi ingediend. Hierin moet minimaal omschreven staan:
  2. a.       Gewenste bedrag
    b.       Contactgegevens aanvrager
    c.       Gedetailleerd overzicht waar de gelden voor worden besteed en op welke wijze (projectbegroting)
  3. d.       Datum wanneer gedetailleerd verslag van de besteding van de overgemaakte gelden wordt gestuurd naar Juconi.
  4. 2.       De projectmanager legt de aanvraag via e-mail voor aan het bestuur.
  5. 3.       De projectmanager vult het procesdossier in.
  6. 4.       Het bestuur besluit tijdens de vergadering (al dan niet per Skype) of en hoeveel geld er wordt toegezegd in de vergadering (conform statuten) en legt het besluit in de notulen vast. De details worden vastgelegd in het projectdossier.
  7. 5.       De projectmanager deelt het besluit van het bestuur mee aan de aanvrager.
  8. 6.       De projectmanager maakt het bedrag over.
  9. 7.       De aanvrager stuurt een evaluatie naar de projectmanager.
  10. 8.       De projectmanager informeert het bestuur.
  11. 9.       Het bestuur evalueert het project.

 

 

Juconi Kinderen